挨拶
挨拶は、社内外における自分の第一印象を左右します。まずは笑顔の挨拶で好印象を持ってもらうことを心掛けましょう。
気持ちよい挨拶が出来ることで、話を聞いてくれる姿勢や、協力関係を積極的に構築してくれるといった相手の受け入れ姿勢も変わってきます。
「おはようございます！」「お疲れ様です！」帰るときは「お先に失礼します。お疲れ様でした！」と、すがすがしい挨拶をすれば、周りの人も気分が良くなり、職場の雰囲気にも好影響を与えます。
新人のうちは、常に自分から挨拶をする意識を持つことも大切です。
目上の人に先に挨拶をさせたり、挨拶をされても気付かなかったりといった失礼がないよう、イヤホンやスマートフォンなどはしまって、周囲に気を配るようにしましょう。
聴き方
人の話を聴く姿勢も、人間関係や自分の成長スピードを大きく左右します。
新入社員はまだ「知識」がありませんので、社内においても、対顧客において、どれだけ「教えてもらえるか」が重要です。
上司や目上の人が話しているときは、よそ見をせず、「はい」と返事をしっかりする、大事だと思ったことはメモを取る、など当たり前のことを忘れないようにしましょう。
目上の人に指示や依頼を受けたときの返事は、「承知しました」「かしこまりました」です。
「了解しました」「了解です」は正しい敬語ではありません。誤用が広まって使っている人が多い印象ですが、違った言葉遣いですから注意しましょう。
自分ではわからない・知らないことを聞かれたときに「知らないです。」と言うのはNGです。自分ではわからなくても「確認します。」と、必ず対応し、先輩や上司に確認しましょう
掃除・整理整頓
整理整頓・掃除も気持ちよく仕事をする環境づくりにおいて非常に大事です。
快適空間にするためには掃除をこまめにしましょう。
特に自分のデスクや機材倉庫が散らかっていると、必要な機材や書類を探すために時間がかかったり、紛失してしまったり大きなミスにつながることがあります。
整理整頓のコツとしては、
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物の定位置を決めておき、使ったものは同じところに収納する。
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不要な物は処分する
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置きっぱなしにしない
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終業時に整頓する習慣をつける
パソコン内のデータなどもぐちゃぐちゃにせず、すぐに必要なデータを探し出せるように、内容ごとに分類分けなどして整理しましょう。
敬語や言葉遣い
第一に気を付けるべきは、目上の人に対する適切な敬語を選ぶこと。「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」をしっかりと使い分け、相手への敬意を示しましょう。
① 尊敬語とは？
相手をうやまって使う敬語の一種。
相手の行為にたいして使い、自分の行為には使わないことが基本。
② 謙譲語とは？
自分をへりくだって下にすることで、相手への敬意をあらわす敬語。
自分の行為に使い、相手の行為には使わないことが基本（例外あり）。
③ 丁寧語とは？
いわゆる「です・ます」口調のこと。
身だしなみ・服装
相手に不快感を与えない身だしなみも、ビジネスマナーのひとつです。
身だしなみのポイントは、なんといっても清潔感。
相手にとって“清潔感”があり、違和感や拒否感なく信頼関係を築けることが服装や身だしなみの基準です。
NG例としては、露出度が高かったり派手すぎる服装・靴、過度なアクセサリー、個性的すぎるヘアスタイル。ぼさぼさの髪の毛はだらしない印象を与えますから、きちんと洗髪をし、櫛を入れて整えます。
裏方の仕事になるため、普段は黒い服装が基本です。セミナーなどフォーマルな会場に行くときは、スーツ着用が必要となります。
個性を大事にするより、まずはお仕事としてTPOに合った身だしなみをすることが大切です。
名刺交換
名刺交換は、必ず「立って」行います。テーブル越しはNGです。
名刺は目下の人から目上の人に差し出すのが基本です。
自分の名刺を先に受け取ってもらってから、相手の名刺を受け取りましょう。
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名刺は名刺入れから取り出し、相手から見て読みやすい方向に向けて胸元に両手で持ちます。
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「ディーブリッジの〇〇と申します。どうぞよろしくお願いいたします。」とハキハキと名乗り、軽くお辞儀をし、相手の胸元あたりに差し出します
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ポイントは、相手が出した名刺の高さより、低い位置から差し出します
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名刺は相手の目を見ながら差し出します
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名刺を受け取る時は、「頂戴いたします」と言いながら両手で受け取ります。
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受け取った名刺はすぐにしまわず、立っているあいだは名刺入れの上に持ち、座ったら名刺入れの上に重ねておきます。
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相手の名刺を名刺入れにしまうときも文字情報に指をかけずに丁寧に納めます。立ち話のみの場合は、相手の名前を覚えたら名刺入れにしまっても構いません。
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いただいた名刺は名刺入れに入れっぱなしにしないよう、その日の内に整理します。会社別、職種別、あいうえお順など自分がわかりやすいルールで仕分けをするといいでしょう。
電話対応
電話は顔が見えない分、声のトーンや言葉遣いから伝わる印象がすべてです。
初めのうちは電話で上手に話すことよりも、『明るく元気に電話を出る』ことに意識をしてみてください。
慌てずにしっかり確認しながらで大丈夫ですので慣れれば電話も怖くありません。
ポイント
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最初は自分の会社名をはっきり名乗る
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相手の名前が聞き取れない事が多いので復唱をする
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慌てない
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しっかりメモをとる
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メモ内容も復唱して確認する
電話が鳴ったらいち早く取り、最初の挨拶をし、用件を伺って、しっかりメモを取り、取り次ぎをしましょう。
例）
プルルルr・・・
自分「はい。ディーブリッジでございます」
相手「お世話になります。□□会社の××と申します」
自分「はい、□□会社の××様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」
※相手の名前を復唱する&メモ
→相手の名前を聞き取れなかった場合
自分「恐れ入りますが、お名前をもう一度お願いできますか」
相手「橋山さんはいらっしゃいますか」
自分「橋山ですね。少々お待ちください。」→と言って電話を保留にします。
※社外に対しては社員の名前は“呼び捨て”がマナーです。さん付けや敬称はつけません。
●橋山さんがいる場合、
保留中、迅速に橋山さんに電話をとりつぎます。
自分「橋山さん、□□会社の××様からお電話です。」
橋山さんに受話器を渡します。→ここまでできれば電話の取り次ぎは完璧です！
●橋山さんがいない場合
自分「お待たせいたしました、申し訳ございません。ただいま橋山は、外出中です。」
→状況を伝えると、相手がどうするか伝えてくれます。
相手「では、戻り次第お電話いただけますか」
「では、伝言をお願いできますか」
「では、また電話します」 など
自分「かしこまりました。では橋山が戻りましたら、お電話するよう申し伝えますので、お電話番号をお願いします。」などと、対応します。
必要なしっかりメモをとりましょう。
伝言の場合でも、内容をしっかりメモを取りましょう。
電話の最後は「失礼いたします。」と言います。
電話を受けた場合は、先方が電話を切るのが先です。すぐに切らずに、相手が切るのを静かに待ちましょう。
こちらから切る場合も、静かに切る配慮を心がけましょう。